Varje order som kommer in i webshoppen sätter igång en kedja. Saldot ska stämma när kunden lägger varan i korgen, ordern ska registreras, varorna plockas, frakten bokas och fakturan skickas. Det går att hålla ihop för hand vid tjugo order i veckan, men inte vid tvåhundra, och du märker det först när en kund inte får sin leverans.
Ett affärssystem för e-handel handlar om att ta bort de manuella stegen däremellan.
Vad ett affärssystem gör för en e-handel
Ett affärssystem, ofta kallat ERP, samlar artiklar, lager, order, kunder och ekonomi i en gemensam databas. För en e-handel innebär det att webshoppen hämtar sin information från samma källa som butiken, inköpen och ekonomin använder. Ett lagersaldo finns då bara i en version, och den versionen är den alla ser.
Skillnaden mot att driva webshoppen som ett fristående system är att arbetet flyttar från medarbetare till system. Ingen behöver exportera en fil, kontrollera den och mata in samma uppgifter en gång till på ett annat ställe. Det låter som en administrativ detalj, men det är precis den detaljen som avgör hur mycket du kan växa innan du behöver anställa fler som håller ordning på siffrorna.
Lagersaldot är det som märks först
När en kund lägger en order i webshoppen reserveras varan direkt i lagret, och det nya saldot syns i alla kanaler samtidigt. Butiken ser att artikeln är på väg ut, webbkunden ser vad som faktiskt finns kvar och plockpersonalen ser vad som ska packas.
Effekten syns på två håll. Du slutar sälja varor du inte har, vilket tar bort de samtal där någon får förklara för en kund att leveransen inte blir av. Och du slutar dölja lager. Många e-handlare lägger in en säkerhetsmarginal på webben och visar noll när det finns fem kvar i hyllan, just för att saldot inte går att lita på. Den marginalen är varor du redan betalat för men inte säljer. När saldot uppdateras i realtid kan du visa hela lagret utan att riskera överförsäljning.
Ett affärssystem håller dessutom reda på vad som är på väg in. I stället för att en slutsåld artikel bara försvinner kan webshoppen visa när nästa leverans väntas, och kunden kan välja att beställa ändå. Det är skillnaden mellan en förlorad order och en order med några dagars leveranstid.
Orderflödet från klick till leverans
Ett onlineköp går genom många steg innan pengarna är på kontot. Ordern ska registreras, lagret reserveras, varorna plockas, frakten bokas, kunden få besked, fakturan skickas och affären bokföras. Varje steg som görs manuellt tar tid, och tiden per order är det som avgör om du kan fördubbla volymen utan att fördubbla bemanningen.
I ett integrerat flöde skapas ordern direkt i affärssystemet när kunden trycker på köp. Den behöver inte registreras om, utan finns redan där som en riktig order med kund, artiklar, priser och leveransadress. Därifrån går den vidare till plock, frakt bokas mot transportörerna, leveransbesked går ut automatiskt och fakturan hanteras enligt det betalsätt kunden valde. Bokföringen sker på köpet.
Det som blir kvar för dina medarbetare är undantagen. Delleveranser, ändrade adresser, en kund som vill lägga till en artikel. Precis det arbete som faktiskt kräver en människa.
Kunden är samma kund oavsett kanal
När kunddata ligger i affärssystemet ser du hela relationen på ett ställe. Köp i butik, order på webben, fakturor, reklamationer och avtal hänger ihop under samma kundkort. Din kundtjänst kan svara på en fråga om en order utan att först ta reda på vilket system ordern kom in genom.
För dig som säljer till företag betyder det ännu mer. Yrkeskunder kan logga in i en egen portal, se sina avtalade priser, sitt eget sortiment, sin orderhistorik och sina fakturor. De lägger sina order själva i stället för att mejla eller ringa in dem, vilket tar bort inmatningsarbete hos dig och väntetid hos dem. Ett affärssystem för e-handel som hanterar både B2C och B2B låter dig driva båda affärerna i samma lösning, med samma artikelregister och samma lager.
Siffror du kan lita på, när som helst
Med allt i ett system blir uppföljningen en fråga du kan ställa när som helst i stället för ett projekt. Marginalen per order, vilka artiklar som säljer i vilken kanal, hur mycket kapital som ligger bundet i lagret och vad kampanjen faktiskt gav. Uppgifterna är uppdaterade eftersom de kommer från transaktionerna själva.
Utan den kopplingen bygger besluten på två exporter som sammanställs manuellt med en eftersläpning på några dagar. Det räcker för att göra bokslut men det räcker sällan för att styra inköp och kampanjer i en verksamhet som växer.
Två sätt att integrera affärssystem och e-handel
Det finns i huvudsak två vägar att gå, och de skiljer sig mer i vardagen än på pappret.
Separat plattform med integration
Fördel: Du väljer e-handelsplattform helt fritt och kan byta den när behoven ändras. Affärssystemet begränsar inte hur webshoppen ser ut eller fungerar.
Att räkna med: Kopplingen mellan systemen blir din att äga. Den ska underhållas och den påverkas varje gång något av systemen uppdateras. När saldon eller priser går ur fas tar det tid att hitta var felet uppstod, och många upptäcker efter ett par år att underhållet kostar mer per år än kalkylen sa från början.
E-handel inbyggd i affärssystemet
Fördel: Det finns ingen koppling att underhålla, eftersom webshoppen och affärssystemet läser ur samma databas. Du styr sortiment, priser och lagersaldon på ett ställe och ändringen syns på webben direkt.
Att räkna med: Du binder upp dig mot leverantörens e-handelslösning. Kontrollera att den täcker de funktioner du behöver i dag och det du vill kunna göra om två år. Fråga särskilt om design, kampanjupplägg och de betalsätt och fraktsätt dina kunder förväntar sig.
Oavsett vilken väg du väljer är det tre frågor som avgör mycket: vad kostar underhållet per år, vem ansvarar när data går ur fas, och vad händer med kopplingen nästa gång något av systemen uppdateras. Vi går igenom hur kopplingar mellan system fungerar mer i detalj i artikeln om systemintegration.
Tecken på att webshoppen vuxit ur sin uppsättning
Du behöver sällan en utredning för att veta var du står. Om någon lägger förmiddagen på att föra över order mellan system är det ett tecken. Om du håller en dold buffert i lagret för att inte råka sälja för mycket är det ett annat. Om en prisändring innebär två arbetsmoment, eller om frågan “vad tjänade vi på kampanjen” är svår att svara på, då har administrationen börjat växa snabbare än försäljningen.
Det är oftast då ett affärssystem går från att vara en kostnad till att bli det som gör nästa tillväxtsteg möjligt.
Nästa steg
En webshop som växer ställer högre krav på det som ligger bakom kassan än på kassan själv. Lagersaldot, produktdatan, orderflödet och kunduppgifterna behöver hänga ihop för att volymen ska gå att hantera utan att bemanningen följer med uppåt i samma takt.
Vill du se hur det ser ut i praktiken? Läs mer om affärssystem för e-handel med iFenix, eller boka en genomgång så visar vi flödet med utgångspunkt i din verksamhet.
