En grossist tjänar pengar på att ha varan hemma när kunden ringer och på att få ut den samma dag. När sortimentet växer till tusentals artiklar på flera lagerställen blir båda delarna svårare, eftersom ingen längre kan hålla lagret i huvudet. Saldot i systemet börjar skilja sig från det som står i hyllan, och då bygger både inköp och leveranslöften på siffror som ingen litar på.
Ett affärssystem för grossister löser det genom att låta inköp, lager, order och ekonomi arbeta mot samma uppgifter. Här går vi igenom var problemen brukar uppstå och hur lagerhantering och orderflöde fungerar när systemet håller ordning på siffrorna åt dig.
Överlager och restorder har samma orsak
Överlager och restorder brukar behandlas som två olika problem trots att de börjar på samma ställe. En inköpare som inte kan lita på saldot beställer hem lite extra för säkerhets skull, och den marginalen blir stående i pallställen. Samtidigt tar artiklarna som säljer snabbare än väntat slut, eftersom ingen såg att förbrukningen hade ändrats.
Båda varianterna kostar pengar. Räknar du med en lagerränta på 15 procent kostar ett lager värt 20 miljoner kronor 3 miljoner om året att hålla, och varje artikel som ligger för länge äter av den summan. Bristen syns på ett annat ställe i resultatet, i form av order du fick tacka nej till och kunder som provade en annan leverantör och blev kvar där.
Sedan kommer tiden som går åt till att kontrollera. Någon går ut på lagret och räknar innan säljaren vågar lova leverans, och inköparen har ett eget kalkylblad vid sidan av systemet. Ekonomiavdelningen matchar leverantörsfakturor mot inköp för hand, ett arbete som lätt tar en hel dag i veckan.
Lagerhantering för grossister börjar med ett saldo som stämmer
Ett saldo går att lita på när varje rörelse registreras i samma stund som den sker. I iFenix skannar du in leveransen med streckkod vid godsmottagningen och saldot uppdateras direkt. När en order läggs reserveras varorna, och när de har plockats dras de från lagret. Ingen behöver föra över uppgifter i efterhand, och det är just i efterhandsregistreringen som saldon brukar börja glida.
Har du flera lagerställen ligger alla i samma system med ett saldo per plats. Säljaren som har kunden i telefonen ser att artikeln är slut i Göteborg men att det står fyrtio stycken i Jönköping, och kan styra leveransen därifrån. Du slipper ringa runt mellan lagren, och du slipper beställa hem varor som redan står i en annan hylla.
Samma överblick visar vad som är på väg in. En artikel som är slut men ligger på en bekräftad inköpsorder med leverans på torsdag ger kunden ett helt annat besked än ett nej.
Från lagd order till plock och leverans
Tiden mellan att ordern kommer in och att bilen lämnar lastkajen avgörs av hur många gånger någon behöver skriva av uppgifter eller gå och fråga. I ett sammanhållet flöde finns ordern i affärssystemet i samma stund som kunden lägger den, och plockordern skapas automatiskt mot det lager där varorna står.
Plockaren får en lista med artiklar som faktiskt finns att ta, så färre order blir stående i väntan på en vara som saknas. Frakten bokas från samma order via kopplingen till nShift, och fakturan går iväg digitalt när leveransen är klar. Kör du ut med egna bilar har chauffören sina utkörningar i iFenix-appen.
Vinsten syns i hur sent på dagen du kan ta emot en order och ändå få ut den. En grossist som flyttar sin stopptid från klockan tolv till klockan femton ger kunderna tre timmar till att beställa på, med samma bemanning som förut.
Omnihandel: e-handel, butik och säljare mot samma lager
Få grossister säljer i en enda kanal i dag. Företagskunder vill beställa själva på kvällen, hämtkunder kommer till disken och en del grossister säljer dessutom till konsument på webben. Omnihandel innebär att alla kanaler delar lager, priser och kundregister, så att en vara som säljs över disk räknas av från det saldo webben visar.
I iFenix är B2B-portalen en del av affärssystemet. Kunden loggar in med BankID, ser sina avtalade priser och sitt eget sortiment och lägger en order som hamnar direkt i orderflödet. Fakturor, offerter och orderhistorik hämtar kunden på samma ställe. Samtalen om priser och fakturakopior blir färre, och innesäljarna får tid över till kunder som behöver rådgivning.
Säljer du även till konsument sköter du webshoppen i samma system som grossistaffären, och har du butik eller hämtdisk går försäljningen i kassan mot samma lager. Du underhåller varje artikel på ett ställe, och eftersom det inte finns någon synkning mellan system finns det heller inget som kan gå ur fas. I artikeln om hur ERP stöttar en växande webshop går vi djupare in på e-handelsflödet.
Fem frågor att ställa innan du väljer ERP för grossisthandel
De flesta affärssystem klarar order och fakturor. Skillnaderna för en grossist ligger i hur systemet hanterar volym, flera lager och kundunika villkor, och de syns först när du ber leverantören visa hur det fungerar.
| Fråga till leverantören | Det här vill du få visat |
|---|---|
| Ser vi saldot per lagerställe i realtid? | Ett saldo som ändras på skärmen i samma stund som en order plockas. |
| Vad bygger beställningsförslagen på? | Faktisk förbrukning och ledtid per artikel, med gränsvärden du själv kan justera. |
| Vilka EDI-meddelanden stöds mot våra leverantörer? | Order, orderbekräftelse och faktura, med automatisk matchning mot inköpet. |
| Är B2B-portalen och webshoppen inbyggda eller integrerade? | Vem som äger kopplingen och vad som händer med den vid nästa uppdatering. |
| Klarar systemet kundunika priser och sortiment? | En inloggad kund som ser sina egna priser, avtal och tidigare order. |
Be om att få se flödet med dina egna artiklar och en av dina vanligaste ordertyper. En demo på exempeldata visar att systemet fungerar, och en demo på din data visar om det fungerar för dig.
Nästa steg
Lagerkontroll och snabba orderflöden hänger ihop. När saldot stämmer kan du hålla ett mindre lager och ändå lova leverans med säkerhet, och kunderna kan beställa själva utan att någon kontrollerar ordern i efterhand. Samma personal får då ut fler order per dag.
iFenix samlar inköp, lager, order, B2B-handel och ekonomi i ett system som över hundra företag använder i dag. Läs mer om affärssystem för grossister.
INNEHÅLL
