En järnhandel kan ha tiotusentals artiklar i registret, och kunden vid disken vill ha besked om en enda av dem på några sekunder. Finns den hemma, och vad kostar den för just den här kunden?
Ett affärssystem för järnhandel svarar på de frågorna från en och samma skärm. Här går vi igenom hur systemet håller ordning på artikelregistret och lagret i flera butiker, och hur sökningen och kassan ger kunden snabbare besked.
Järnhandelns breda sortiment ställer egna krav på affärssystemet
Järnhandelns stora utmaning är bredden i sortimentet. Verktyg, fästelement, beslag, lås, färg, el- och VVS-artiklar delar hyllmeter med trädgård och arbetskläder, och en stor del av artiklarna säljs bara några gånger per år. Kunden räknar ändå med att just den där gångjärnsskruven finns hemma.
Bredden växer dessutom inom varje varugrupp. En träskruv finns i tiotals dimensioner och ytbehandlingar, och varje kombination är en egen artikel med eget pris och eget saldo.
Ett generellt butikssystem utgår ofta från att artiklarna läggs upp för hand. I järnhandeln blir registret för stort för det arbetssättet, och ett fel i en artikelpost följer med hela vägen till kassan och nästa beställning. Ett ERP för järnhandel behöver därför vara byggt kring artikelregistret.
Driver du även brädgård och virkesförsäljning beskriver vi de flödena på sidan om affärssystem för bygghandel.
Integration med leverantörernas artikeldatabaser håller registret aktuellt
Ett artikelregister i järnhandelns storlek går bara att hålla aktuellt när leverantörernas data läses in automatiskt. Som bekant heter branschens gemensamma källa Finfo och har sina rötter i just järnhandeln.
I dag innehåller Finfo över 1,8 miljoner artiklar från fler än 400 leverantörer, och pristjänsten registrerar omkring 10 000 förändringar per dag. Den takten klarar ingen butik att följa med manuell inmatning.
När affärssystemet är kopplat till Finfo kommer benämningar, förpackningsstorlekar, streckkoder, bilder och produktblad in i registret utan att någon skriver av dem. En leverantörs nyheter går att sälja samma dag som de läses in. Prishöjningar syns innan du har hunnit sälja varan till det gamla priset, så att du kan justera utpriset och behålla marginalen.
Leverantörer som står utanför Finfo skickar ofta sina artiklar som kalkylfil. Ett bra affärssystem läser in sådana filer på ett strukturerat sätt, så att registret håller samma kvalitet oavsett källa.
Snabb sökning bland tusentals varor ger kunden besked direkt
En bra artikelsökning hittar varan oavsett vilket ord eller nummer kunden kommer med. Det är svårare än det låter, eftersom samma förpackning kan ha flera identiteter.
Järnhandeln möter alla varianterna. Utöver byggvarornas Finfo-nummer säljer butiken elartiklar med E-nummer och VVS-artiklar med RSK-nummer. Hantverkaren läser upp ett nummer från en gammal förpackning, och privatkunden frågar efter ”en rostfri träskruv, 5 x 80”.
Sökningen i ett modernt affärssystem är därför en fritextsökning över flera fält på en gång. Träfflistan smalnar av medan du skriver och visar lagersaldo och kundens pris redan på raden. Du kan svara kunden utan att öppna artikeln.
Samma vara från två leverantörer ställer till det på ett annat sätt, eftersom den lätt hamnar som två poster med olika texter. Med en så kallad virtuell artikel delar posterna texter och bilder, så att varan beskrivs på samma sätt oavsett vem som levererar den.
Lager över flera butiker syns i samma sökning
Har du fler än en butik ska frågan ”har ni den hemma?” besvaras med saldot i alla butiker. I ett gemensamt affärssystem delar butikerna artikelregister, och saldot redovisas per lagerställe. Säljaren ser att varan är slut här och att det ligger fyra stycken i grannbutiken.
En intern order flyttar sedan varan dit kunden är. Det går ofta snabbare än en ny beställning, och varor som redan är betalda kommer till användning. Analysen per butik visar vilka artiklar som har stått stilla, vilket gör det enklare att flytta eller fasa ut dem.
Påfyllningen sköts på samma sätt. Systemet räknar fram beställningsförslag utifrån leverantörens ledtider och dina inköpsgränser, och du godkänner dem centralt eller i varje butik. Sortimentet kan samtidigt skilja sig mellan butikerna, så att den lilla butiken slipper lagerföra allt som den stora har.
Inventeringen görs i mobilen, en hyllplats i taget. För ett sortiment med tusentals smådelar är rullande inventering ett sätt att hålla saldot trovärdigt utan att stänga butiken en hel dag.
Kassasystemet i järnhandelns butik arbetar i samma register
Ett kassasystem som är en del av affärssystemet tar bort avstämningen mellan kassa och lager. Varje kvittorad drar saldot i samma stund, och priset i kassan är samma pris som säljaren nyss såg i sökningen.
Proffskunden får sitt avtalspris så snart kunden är vald i kassan, utan att någon letar i en pärm eller frågar en kollega. Vill kunden handla på faktura ligger orderfunktionen ett klick bort i samma fönster.
Säljaren kan också börja affären ute i butiken. En order som skapas i mobilen vid hyllan dyker upp i kassan, och med en mobil kassa går det att ta betalt där kunden står. Det kortar kön de dagar då halva orten ska köpa snöskyfflar samtidigt.
Hyllkanten hör till samma kedja. Med elektroniska hyllkantsetiketter ändras priset på hyllan när det ändras i systemet, vilket vi beskriver i kundcaset om elektroniska hyllkantsetiketter.
Bättre kundservice när svaret finns på en skärm
Kundservice i en järnhandel handlar till stor del om hur snabbt personalen kan ge ett säkert besked. När lagersaldo och pris finns i samma sökning tar svaret sekunder, och säljaren kan lägga resten av samtalet på att hjälpa kunden välja rätt.
Proffskunderna märker skillnaden tydligast. Många av dem ringer butiken för att fråga om pris och saldo, och varje samtal tar tid från kunden vid disken. Med en inloggad B2B-webb ser de sina egna priser och aktuellt lagersaldo själva, dygnet runt.
Privatkunden märker det på ett annat sätt. Varan som webben visade i lager finns faktiskt på hyllan, och priset på hyllkanten är samma som i kassan.
Så löser iFenix sortiment och lager för järnhandeln
iFenix från Genesis IT är ett affärssystem för järnhandel där artikelregister, lager, kassa och ekonomi ligger i samma system. Integrationerna mot Finfo Artikel och Finfo Mediacentral är färdiga, och sökningen visar lagersaldo och kundunikt pris direkt i träfflistan. Kassan körs i webbläsaren, både som fast kassa och som mobil kassa.
Genesis IT har utvecklat och driftat affärssystem sedan 1998, och fler än 100 kunder använder iFenix i dag. Daniel Sandberg på XL-BYGG Herrljunga lyfter fram enkelheten i flödet, hela vägen från artikelsökning till inleverans.
