Den första veckan i varje månad ser likadan ut på många franchisekontor. Försäljningssiffror kommer in från butikerna som Excelfiler och mejl, någon stämmer av dem mot varandra och räknar fram royaltyn, och först därefter vet ledningen hur kedjan gick. Samtidigt sitter franchisetagarna i egna system där priser och kampanjer från huvudkontoret ska läggas in för hand.
Ett affärssystem för franchise låter franchisegivaren och franchisetagarna arbeta i samma system med olika behörigheter. Det som ska vara gemensamt styrs centralt, och varje butik ser sina egna siffror.
Varför en franchisekedja ställer andra krav på affärssystemet
Ett affärssystem, ofta kallat ERP, samlar artiklar, lager, order, kunder och ekonomi i en gemensam databas. I ett vanligt företag räcker det långt, eftersom alla som arbetar i systemet tillhör samma bolag. En franchisekedja består däremot av många fristående företag som delar varumärke, sortiment och arbetssätt.
Det ger två behov som drar åt var sitt håll. Franchisegivaren behöver styra det som ska vara lika i hela kedjan och se hur varje enhet går. Franchisetagaren behöver sköta sin egen ekonomi och sin lokala marknad utan att övriga franchisetagare ser siffrorna.
Ett ERP för franchiseföretag måste därför klara både delad data och tydliga gränser mellan bolagen. Generella system brukar klara det ena, och resten löses med anpassningar som kedjan får betala för och underhålla.
Sortiment och priser styrs centralt av franchisegivaren
När artikelregistret ligger centralt lägger franchisegivaren upp en ny produkt en gång, med bild, beskrivning, leverantör och pris. Produkten finns sedan i varje butiks kassa utan att någon lokalt behöver registrera den. Franchisetagaren slipper underhålla produktdata, och kunden möter samma artikelinformation oavsett vilken butik hon går in i.
Samma sak gäller priser och kampanjer. En kampanj som bestäms på huvudkontoret får start- och slutdatum centralt och börjar gälla i alla kassor samma morgon. Utan den kopplingen går kampanjen ut som ett mejl med en prislista, och resultatet beror på hur många butiker som hinner lägga in den rätt före öppning. För en kedja som annonserar ett pris nationellt blir det dyrt när kunden möts av ett annat pris i kassan.
Central styrning betyder inte att allt låses. I ett affärssystem för franchise bestämmer franchisegivaren vilka delar som är gemensamma och vad franchisetagaren sköter själv inom de ramarna, till exempel egna prislistor till lokala företagskunder.
Varje franchisetagare följer sina egna siffror
Franchisetagaren är företagare och behöver se sin egen affär lika tydligt som franchisegivaren ser kedjans. I ett gemensamt system loggar butiken in och ser dagens försäljning, marginalen per varugrupp, lagervärdet och vilka artiklar som står still. Siffrorna kommer direkt från kassan och lagret, så de är aktuella utan att någon har sammanställt dem.
Behörigheterna avgör vem som ser vad. Huvudkontoret ser alla enheter, medan franchisetagaren ser sin egen butik och inget av de andras. Det är en förutsättning för förtroendet i kedjan, eftersom franchisetagaren ger huvudkontoret insyn i sin försäljning och behöver veta var gränsen går.
Många kedjor väljer också att visa kedjans snitt bredvid butikens egna tal. En franchisetagare som ser att marginalen på en varugrupp ligger under snittet har fått en konkret fråga att arbeta med, och svaret finns ofta hos en kollega i samma kedja.
Enhetlig rapportering gör butikerna jämförbara
När varje enhet har sitt eget system eller sin egen kontoplan betyder samma ord olika saker i olika butiker. En butik räknar omsättning med moms och en annan utan, medan en tredje bokför frakt som försäljning. Innan franchisegivaren kan jämföra två enheter måste någon översätta siffrorna till samma format, och det arbetet görs om varje månad.
I ett gemensamt affärssystem registreras varje försäljning på samma sätt i hela kedjan. Rapporten för en butik har samma uppställning som rapporten för alla fyrtio, och franchisegivaren kan gå från kedjans totalsiffra ner till en enskild enhet och vidare till varugrupp.
Avvikelser syns då medan det fortfarande går att göra något åt dem. En butik som tappar försäljning i en kategori tre veckor i rad fångas upp i vecka tre i stället för i kvartalsrapporten.
Royaltyuppföljning på siffror som redan finns
Royaltyn beräknas i de flesta kedjor som en procentsats på franchisetagarens omsättning, ofta tillsammans med en marknadsföringsavgift. I många kedjor bygger underlaget på att franchisetagaren själv rapporterar in sin försäljning efter månadens slut. Franchisegivaren väntar då på rapporter, påminner dem som är sena och stämmer av siffror som kommer i olika format.
När försäljningen redan finns i kedjans affärssystem är underlaget klart samma dag som perioden stänger. Båda parter utgår från samma siffra, vilket tar bort den vanligaste orsaken till diskussion om avgiften. Franchisetagaren kan följa sin försäljning under månaden och vet i förväg ungefär var fakturan landar.
Fakturorna inom kedjan kan dessutom skickas elektroniskt, så att de bokförs hos båda parter utan att någon knappar in dem. Ju fler enheter kedjan har, desto mer arbete försvinner vid varje månadsskifte.
En ny franchisebutik ansluts till ett system som redan är klart
Varje ny franchisetagare är ett nytt företag som ska igång med kassa, artiklar, priser, leverantörer och rutiner. Om enheten får ett eget system byggs allt det upp från början, och driftsättningen blir ett projekt som tar månader. För en kedja som vill växa sätter det ett tak för hur många etableringar som går att genomföra per år.
I ett gemensamt system för franchisekedjan finns sortimentet, priserna och kampanjerna redan på plats. Den nya enheten läggs till som ytterligare en butik, hårdvaran kopplas in och personalen utbildas. Tekniskt går det på några dagar, men räkna med någon månad innan medarbetarna känner sig trygga i arbetssättet.
Kostnaden blir också lättare att förutse. Med en fast avgift per enhet vet både franchisegivaren och den som funderar på att bli franchisetagare vad systemet kostar innan avtalet skrivs.
Tecken på att kedjan har vuxit ur sina system
Det märks i vardagen när systemen inte längre håller ihop kedjan. Kampanjer startar olika dagar i olika butiker, och frågan om vilken enhet som har bäst marginal tar en eftermiddag att besvara. Royaltyunderlaget leder till diskussioner varje kvartal eftersom huvudkontoret och butiken har räknat på olika siffror. Nästa etablering skjuts upp för att driftsättningen av den förra inte är klar.
Känner du igen två av de situationerna har administrationen börjat växa snabbare än kedjan. Då lönar det sig att räkna på vad ett gemensamt system skulle frigöra, både i arbetstid på huvudkontoret och i fart vid nästa etablering. Fler varningssignaler hittar du i artikeln om fem tecken på att det är dags att byta affärssystem.
Nästa steg
En franchisekedja fungerar när det gemensamma är lika överallt och varje franchisetagare ändå har full koll på sin egen affär. Det kräver att priser, sortiment, försäljning och ekonomi ligger i ett system där huvudkontoret och butikerna ser samma siffror med olika behörighet.
Vill du se hur det ser ut i praktiken? Läs mer om affärssystem för franchise med iFenix, systemet som Mestergruppen rekommenderar för XL-BYGG och Bolist i Sverige. Du kan också boka en genomgång, så utgår vi från hur din kedja är uppbyggd.
