En kampanj som ska gälla i tolv butiker på måndag börjar ofta redan på torsdagen, med ett mejl från huvudkontoret och en prislista som bifogad fil. Tolv butikschefer lägger sedan in samma priser var för sig, och på måndag förmiddag ringer den första butiken och undrar varför kassan visar ett annat pris än skylten.
Ett affärssystem för butikskedjor flyttar det arbetet till ett enda ställe. Huvudkontoret gör ändringen en gång och den gäller i alla butiker samtidigt. Det märks i resultatet som mindre kapital i lager, fler sålda kampanjvaror, färre administrativa timmar och lägre IT-kostnader.
Vad central styrning betyder i en butikskedja
Central styrning betyder att hela kedjan arbetar i samma register för artiklar, kunder och priser. Huvudkontoret bestämmer vad som ska vara lika i alla butiker, och butiken behåller det som är lokalt, till exempel bemanning och ett lokalt tilläggssortiment. Ett affärssystem för butikskedjor är byggt kring den uppdelningen från början.
Alternativet är att butikerna kör egna system, eller samma system i separata installationer, och då betalar kedjan för samma arbete en gång per butik. Nya artiklar läggs upp flera gånger och prisändringar skickas ut som filer. Månadsrapporten börjar med att någon samlar in underlag från butikerna.
Den största kostnaden syns ändå inte i någon tidrapport. När artikelnummer och varugrupper skiljer sig åt mellan butikerna går siffrorna inte att jämföra, och huvudkontoret fattar beslut om sortiment och inköp på underlag som är flera veckor gammalt. En butik beställer hem en vara som ligger osåld i grannbutiken, och ingen ser det förrän vid inventeringen.
Kampanjer och priser som gäller i alla butiker samtidigt
En kampanj som läggs upp centralt får artiklar, pris, startdatum och slutdatum på ett ställe och aktiveras i alla butikers kassor vid samma tidpunkt. Butikscheferna slipper lägga in priser för hand, och kunden möter samma erbjudande i butiken som i annonsen och i webbutiken.
Det påverkar lönsamheten på två sätt. Kampanjen säljer från första timmen i alla butiker, eftersom ingen butik startar en dag sent eller missar en artikel. Marginalen skyddas dessutom när kampanjen är över, eftersom priset går tillbaka av sig självt och ingen vara ligger kvar på kampanjpris i en kassa i flera veckor.
Samma sak gäller ordinarie priser. När en leverantör höjer inpriset justerar du utpriset en gång, och med elektroniska hyllkantsetiketter når ändringen ända fram till hyllan utan att någon skriver ut en ny skylt.
Eftersom kampanjen ligger i samma system som försäljningen ser du också vad den ger. Du kan följa sålda volymer och täckningsbidrag per butik medan kampanjen pågår och flytta varor till de butiker där den går bäst.
Automatisk påfyllnad som frigör tid och kapital
Automatisk påfyllnad innebär att systemet räknar fram ett beställningsförslag utifrån försäljningstakt, aktuellt saldo, leverantörens ledtid och de beställningspunkter du har satt. Inköparen granskar och godkänner förslaget i stället för att gå igenom hyllor och listor artikel för artikel.
I en kedja blir effekten större eftersom förslagen kan samordnas. Huvudkontoret kan lägga en gemensam beställning för flera butiker och nå leverantörens volymrabatter och fraktfria gränser, medan varorna levereras till respektive butik.
I resultatet syns det på två ställen. Hyllorna står tomma mer sällan, och varje tom hylla är försäljning som annars går till en konkurrent. Samtidigt kan säkerhetslagren minska, eftersom det går att beställa oftare och i mindre poster när beställningen inte längre kostar arbetstid. Pengarna som låg bundna i lagret kan då användas till annat.
En kundklubb som följer kunden mellan butikerna
En gemensam kundklubb betyder att medlemmen har ett enda kundkort i kedjan, oavsett vilken butik köpet görs i. Bonus och köphistorik samlas på samma ställe, och kunden kan använda sin bonus eller byta en vara i vilken butik som helst.
För kedjan är det kunddatan som är mest värd. Du ser vilka varor medlemmarna köper tillsammans, hur ofta de kommer tillbaka och vilka erbjudanden de använder, både för hela kedjan och per butik. Då kan du rikta ett utskick till de medlemmar som köpte utomhusfärg förra våren i stället för att skicka samma erbjudande till alla.
När kundklubben är en del av affärssystemet dras bonusen i kassan utan extra steg, och personuppgifterna finns på ett ställe. Det förenklar även arbetet med GDPR, eftersom en begäran om registerutdrag eller radering hanteras en gång för hela kedjan.
Samma siffror på huvudkontoret och i butiken
Centraliserade data ger ett beslutsunderlag där alla butiker mäts på samma sätt. Försäljning, täckningsbidrag, lagervärde och svinn räknas fram ur samma transaktioner, och du kan jämföra butik mot butik utan att först rensa och slå ihop exportfiler.
Det är jämförelsen som gör siffrorna användbara. Om en butik har tre procentenheter högre täckningsgrad på en varugrupp än de andra finns det något att lära av den. Om en annan butik har dubbelt så lång omsättningstid i lagret syns det samma dag i stället för i bokslutet.
Besluten går också fortare. Frågor som vilka artiklar som ska ut ur sortimentet och om en kampanj ska förlängas får svar medan de fortfarande är aktuella. Vi går igenom sambandet mellan uppföljning och resultat i artikeln Så ökar ett affärssystem din lönsamhet.
Lägre IT-kostnader när kedjan delar system
En kedja som samlar butikerna i ett molnbaserat affärssystem har en enda driftmiljö och en enda leverantör att betala för. De lokala servrarna i butikerna försvinner, och med dem de backuper och säkerhetsuppdateringar som någon i butiken annars ansvarar för.
Integrationerna är ofta den största dolda posten. Varje koppling mellan kassa, lager, ekonomi och kundklubb ska underhållas och testas om när något av systemen uppdateras, och i en kedja med olika uppsättningar per butik mångdubblas det arbetet. När alla butiker arbetar i samma system finns det inga kopplingar mellan butikerna att hålla i fas. Vi beskriver vad kopplingar kostar över tid i artikeln om systemintegration.
Nya butiker blir också billigare att öppna. En ny enhet läggs till i den befintliga miljön och får sortiment, priser och kampanjer från första dagen, och etableringen tar dagar i stället för månader. Med en TCO-kalkyl kan du räkna på vad totalkostnaden blir för din kedja.
Fyra frågor att ställa om ett affärssystem för retail
Alla system som säljs till detaljhandeln är inte byggda för kedjor, och skillnaden märks först när du försöker styra flera butiker från ett ställe. Fyra frågor till leverantören visar hur väl ett affärssystem för retail klarar det.
Den första är om du kan styra priser, sortiment och behörigheter centralt och samtidigt låta butiken bestämma över det som är lokalt. Den andra är om huvudkontoret ser försäljning och lager i realtid utan att samla in rapporter. Den tredje är om en ny butik kan läggas till utan ett eget IT-projekt. Den fjärde är om kassa, lager, inköp och ekonomi ingår i samma system eller om lösningen bygger på integrationer som du själv ska underhålla.
iFenix samlar bygghandelns flöden i ett system
Central styrning lönar sig eftersom arbete som i dag görs en gång per butik i stället görs en gång för hela kedjan. Tiden som frigörs hamnar hos kunderna i butiken, och huvudkontoret får siffror som går att agera på samma dag.
