Fakturahantering är en av de processer som nästan alla företag har, men som sällan ifrågasätts förrän den börjar kosta för mycket tid eller leda till fel. I den här artikeln går vi igenom vad fakturahantering faktiskt innebär, var de vanligaste problemen uppstår och vad som krävs för att göra flödet mer effektivt.
Vad är fakturahantering?
Fakturahantering omfattar hela kedjan från att en faktura skapas eller tas emot till att den konteras, godkänns, betalas och arkiveras. Det handlar alltså inte bara om att betala räkningar i tid, utan om ett helt flöde med flera steg som alla behöver fungera tillsammans.
För leverantörsfakturor ser flödet vanligtvis ut så här: fakturan tas emot, registreras, matchas mot eventuell order eller avtal, konteras på rätt konto och kostnadsbärare, skickas för attest till rätt person, och betalas sedan på förfallodatum. Därefter arkiveras den på ett sätt som uppfyller bokföringslagens krav.
Var uppstår problemen?
I många verksamheter finns det fortfarande manuella moment som saktar ned hela flödet. Fakturor som kommer som PDF per mejl behöver tolkas och registreras manuellt.
Attest sker via mejlkedjor utan tydlig spårbarhet. Påminnelser om försenade godkännanden hanteras manuellt av ekonomiavdelningen. Och när en faktura slutligen ska bokföras saknas ofta kopplingen till den ursprungliga ordern.
Det här skapar flera konkreta problem: fakturor betalas för sent och drar på sig dröjsmålsränta, dubbelregistreringar förekommer, och det är svårt att få en samlad bild av företagets leverantörsskulder vid ett givet tillfälle.
Digitalisering och automatisering
Modern fakturahantering handlar om att ta bort de manuella stegen och låta systemet sköta det som systemet kan sköta bättre. Det innebär framför allt tre saker.
När dessa delar hänger ihop minskar risken för fel och ekonomiavdelningen kan arbeta mer proaktivt i stället för att ägna tid åt att jaga godkännanden.
Kopplingen till leverantörsreskontra
Fakturahantering och leverantörsreskontra hör ihop. Reskontran visar vilka fakturor som är öppna, förfallna eller betalda och är underlaget för likviditetsplanering och bokslut. Om fakturahanteringen är splittrad i flera system utan integration blir reskontran alltid ofullständig. Ekonomichefen ser inte hela bilden, och risken för betalningsavvikelser ökar.
Ett sammanhängande flöde från attest till reskontra till utbetalning ger istället en realtidsbild av vad som är utestående och när det förfaller.
Fakturahantering i ett affärssystem
Det finns en viktig skillnad mellan att hantera fakturor i ett fristående fakturaprogram och att hantera dem i ett affärssystem där fakturaflödet är integrerat med resten av verksamheten. I det senare fallet kan en inköpt vara matchas mot inköpsorder, godsmottagning och faktura i ett och samma system. Konteringen kan föreslås automatiskt baserat på leverantör och artikelkategori och betalningsförslaget kan genereras direkt utan att ekonomiavdelningen behöver sammanställa underlaget manuellt.
För företag med ett högt fakturaflöde är den här integrationen ofta avgörande för att hålla nere den administrativa kostnaden per faktura.
iFenix – fakturahantering som del av helheten
iFenix är ett molnbaserat affärssystem med inbyggt stöd för leverantörsreskontra, fakturahantering och granskning och attest. Eftersom fakturaflödet sitter i samma system som inköp, lager och ekonomi behövs inga manuella överföringar mellan system och reskontran uppdateras i realtid.
För dig som vill ha ordning på fakturaflödet utan att lappa ihop flera separata verktyg är iFenix ett naturligt nästa steg.
Vill du se hur det fungerar i praktiken? Boka en demo så går vi igenom just ditt flöde.
