Allt fler företag möter krav på e-faktura, framför allt när de fakturerar offentlig sektor. Men vad innebär det egentligen att skicka en faktura via Peppol? Och varför spelar ditt affärssystem en avgörande roll för hur smidigt det går?
Vad är peppol?
Peppol är ett internationellt nätverk för elektroniska affärsdokument. Tanken är enkel: istället för att varje köpare och säljare behöver bygga en unik teknisk koppling till varandra, ansluter alla till samma nätverk. Fakturor och andra affärsdokument skickas sedan i ett standardiserat format som alla anslutna parter kan läsa, oavsett vilket system de använder.
Nätverket används brett både i Sverige och Europa och för dig som fakturerar till myndigheter, kommuner eller regioner är Peppol i praktiken ett krav.
Varför standardiseringen spelar roll
Innan Peppol löste det vanliga problemet var varje EDI-koppling ett eget projekt. En leverantör som ville handla med tio olika kunder behövde i värsta fall tio olika tekniska integrationer. Det tog tid, kostade pengar och krävde underhåll varje gång något ändrades hos köparen.
Med Peppol räcker det med en enda anslutning. Du skickar fakturan till nätverket, och nätverket ser till att den hamnar hos mottagaren i rätt format. Precis som e-post: du behöver inte ha ett avtal med varje persons mejlleverantör för att kunna skicka till dem.
Vad det innebär för ditt fakturaflöde
I praktiken märks skillnaden framför allt i tre saker:
Så hänger affärssystemet ihop med Peppol
Många företag löser e-faktura via fristående tjänster som inte är kopplade till det övriga flödet. Det fungerar tekniskt, men det skapar ett sidospår: fakturor hanteras i ett system, kundreskontra i ett annat och den ekonomiska uppföljningen i ett tredje. Manuella steg läggs till i en process som borde vara automatisk.
Det är här ett modernt affärssystem gör den verkliga skillnaden. När Peppol-stödet är inbyggt i systemet flödar hela processen ihop. Ordern läggs, fakturan skapas och skickas via Peppol, och betalningen matchas automatiskt i kundreskontra. Inkommande leverantörsfakturor via Peppol landar direkt i leverantörsreskontran för attest och betalning.
iFenix och Peppol
iFenix har stöd för EDI-fakturor via Peppol i båda riktningarna. Du kan skicka utgående fakturor direkt via Peppol-nätverket och ta emot inkommande leverantörsfakturor i leverantörsreskontran utan mellanhänder eller manuell hantering.
Det innebär att du kan fakturera kommuner, regioner och statliga myndigheter utan att behöva en separat tjänst vid sidan av. Och när en leverantörsfaktura kommer in via Peppol hamnar den direkt i attestflödet, redo för granskning och betalning.
