En kreditnota är ett dokument som korrigerar en tidigare utställd faktura, helt eller delvis. Den skickas när en kund returnerar varor, när du justerar ett pris i efterhand, beviljar en rabatt eller när du helt enkelt har fakturerat fel belopp. Formellt sett är den en motpost till den ursprungliga fakturan.
Varför kreditnotan spelar roll i bokföringen
Det är lätt att se kreditnotan som ett rent kundärende, men den påverkar flera delar av verksamhetens ekonomi samtidigt. Momsen ska justeras, reskontraposten behöver uppdateras och korrigeringen måste gå att spåra tillbaka till den faktura den hör till.
Om dessa delar inte hänger ihop uppstår felen nästan alltid i det tysta, och de brukar dyka upp vid fel tillfälle.
Flödet är viktigare än dokumentet
En kreditnota i sig är inte problemet. Problemet är när kreditnotan lever i ett system medan fakturan och reskontran lever i ett annat. Då är det lätt att tappa tråden, särskilt i verksamheter med hög fakturavolym eller flera medarbetare som arbetar i samma process.
När kreditnotor, kundfakturor och reskontraposter hanteras i ett sammanhängande flöde går det snabbt att se vilken kreditnota som hör till vilken faktura, vad som är reglerat och vad som fortfarande är öppet.
Hur iFenix hanterar kreditnotor
I iFenix följer du upp kreditnotor direkt mot kundens reskontra. Du ser kopplingen till ursprungsfakturan, kan stämma av saldot och behöver inte gissa dig till vad som är gjort. Det minskar risken för dubbelposter, momsfel och missförstånd med kunden, och det gör det enklare att hålla ordning även när flödet är stort.
