Många företag hanterar fortfarande fakturor, ordrar och orderbekräftelser manuellt. Någon öppnar ett mejl, läser av siffrorna och knappar in dem i systemet. Det tar tid, det skapar fel och det skalar dåligt när volymen ökar.
EDI löser det problemet genom att låta systemen tala direkt med varandra, utan att en människa behöver vara inblandad i själva överföringen.
Vad är EDI?
EDI står för Electronic Data Interchange och innebär att affärsdokument skickas elektroniskt mellan system i ett överenskommet format. Det avgörande ordet är “format”: för att ett system ska kunna läsa in ett dokument automatiskt måste det vara strukturerat på ett sätt som systemet förstår.
EDI definierar exakt hur den strukturen ska se ut, vilket gör att en faktura från en leverantör kan läsas in direkt i kundens affärssystem utan att någon behöver tolka eller registrera den manuellt.
Varför är EDI relevant för fakturor?
En EDI-faktura skiljer sig från en vanlig PDF eller ett mejl. Den innehåller samma information, men i ett maskinläsbart format som gör att mottagarens system kan matcha fakturan mot rätt order, kontrollera belopp och bokföra automatiskt.
Det minskar risken för fel vid inmatning och gör att fakturor behandlas snabbare. För verksamheter med många leverantörsfakturor varje månad är det en konkret tidsbesparing som syns direkt i ekonomiavdelningens vardag.
EDI är mer än fakturor
Det är lätt att tänka på EDI enbart i samband med fakturering, men formatet täcker hela kedjan av affärsdokument. Order, orderbekräftelser och leveransaviseringar är lika vanliga EDI-flöden som fakturan. Det gör EDI extra relevant för verksamheter där flera parter utbyter information löpande, till exempel grossister, bygghandlare och andra företag som hanterar stora volymer av beställningar och leveranser.
När alla dessa dokumenttyper flödar strukturerat mellan systemen minskar behovet av manuell hantering i varje steg av processen.
Peppol och EDI i praktiken
Peppol används alltmer som infrastruktur för att skicka EDI-dokument, framför allt fakturor. Peppol är ett nätverk av certifierade accesspunkter som ser till att dokumenten når fram till rätt mottagare i rätt format.
Offentlig sektor kräver redan elektronisk fakturering via Peppol, och kravet sprider sig nu även till allt fler privata verksamheter och inköpsorganisationer.
Hur iFenix hanterar EDI
iFenix har stöd för EDI i hela flödet. Du kan skicka EDI-fakturor via Peppol, och inkommande EDI-fakturor från leverantörer läses in automatiskt i leverantörsreskontran. Det gäller inte bara fakturor utan även beställnings- och orderflöden, vilket gör att iFenix passar verksamheter där EDI-kommunikationen sträcker sig längre än till ekonomiavdelningen.
Vill du veta mer om hur EDI fungerar i iFenix, eller hur din verksamhet kan komma igång? Boka en kostnadsfri genomgång så tittar vi på vad som passar er.
