Många företag skickar och tar emot fakturor som PDF-filer. Det fungerar, men det är ett manuellt flöde med ett problem inbyggt från start: någon måste läsa fakturan och registrera uppgifterna för hand. Det skapar felkällor, förseningar och onödigt arbete som kokar ner till en ganska enkel fråga: varför ska ett system behöva tolka information som ett annat system redan har?
E-faktura löser det problemet.
Vad är en e-faktura?
En e-faktura är en faktura som skickas som strukturerad data direkt mellan system, inte som ett dokument som ska öppnas och läsas av en människa. Det betyder att mottagarens affärssystem kan hämta in fakturainformationen automatiskt, utan tolkning eller manuell inmatning.
Den vanligaste standarden för e-faktura i Sverige och Europa heter Peppol, det fungerar som ett nätverk där företag och myndigheter utbyter strukturerade dokument i ett gemensamt format oavsett vilket affärssystem de använder. Många som arbetar med grossister eller större handelskedjor känner igen principen från EDI, Peppol bygger på samma logik fast i ett modernare och mer öppet format.
Skillnaden mot en PDF-faktura är inte bara teknisk. En PDF är i praktiken en bild av en faktura, oavsett om den ser professionell ut. Mottagaren måste antingen mata in uppgifterna manuellt eller använda ett tolkningsverktyg som gissar sig fram med varierande träffsäkerhet. En e-faktura innehåller i stället fälten i ett format som systemet förstår direkt: artikelnummer, belopp, betalningsvillkor, motpartens uppgifter och allt annat hamnar på rätt ställe utan att någon behöver göra något.
Varför spelar det här någon roll?
För den som hanterar leverantörsfakturor i vardagen är skillnaden konkret. En inkommande e-faktura hamnar direkt i leverantörsreskontran med alla uppgifter färdigifyllda. Den kan matchas mot en inköpsorder automatiskt om den finns, skickas på attest utan att någon behövt skriva av ett enda fält och betalas ut när den är godkänd.
En PDF-faktura kräver i jämförelse att någon öppnar den, identifierar leverantören, registrerar belopp och konteringsuppgifter, och hoppas att tolkningen stämde. Varje steg är ett tillfälle för fel, och varje fel kostar tid att rätta till.
Samma logik gäller på utbetalningssidan. Kundreskontra som skickar e-fakturor via Peppol når sina kunder snabbare och med bättre spårbarhet. Det är lättare att följa upp betalningar när man vet att fakturan faktiskt levererats och tagits emot av mottagarens system.
E-faktura som första steg mot automatisering
En anledning till att e-faktura ofta lyfts fram som en startpunkt för digitalisering av ekonomifunktionen är att det inte kräver att man förändrar hela flödet på en gång. Det är en avgränsad förändring i ett specifikt flöde som direkt minskar det manuella arbetet och förbättrar datakvaliteten.
När fakturorna väl flödar som strukturerad data öppnar det för nästa steg: automatisk kontering baserat på leverantör och artikeltyp, flödesbaserad attest utan manuell vidarebefordran, och bättre förutsättningar för likviditetsövervakning i realtid. Det är svårt att automatisera något som börjar med att någon läser en bild.
Så hanterar iFenix e-faktura
iFenix hanterar hela ekonomiflödet i ett och samma system, med stöd för både huvudbok, kundreskontra och leverantörsreskontra. Det innebär att inkommande och utgående fakturor lever i samma miljö som resten av affärssystemet.
För utgående fakturering stöder iFenix EDI-fakturor via Peppol, vilket gör att du kan skicka e-fakturor direkt från kundreskontra till kunder och motparter som är anslutna till nätverket. För inkommande fakturor tar leverantörsreskontran emot EDI-fakturor och registrerar uppgifterna automatiskt, utan manuell inmatning.
Det gör det möjligt att bygga ett fakturaflöde där manuellt arbete i normalfallet inte behövs alls, från att fakturan anländer tills den är betald och bokförd.
Vill du veta mer om hur iFenix hanterar ekonomiflöden i praktiken? Kontakta oss för en genomgång av vad som passar din verksamhet.
