Vad är masterdata (grunddata)?

Masterdata, eller grunddata på svenska, är den *kritiska* affärsinformation som delas av flera olika system och processer inom ett företag. Det är den ”enda sanningen” om de viktigaste objekten i verksamheten – de data som beskriver kunder, leverantörer, produkter, anställda, konton, och så vidare. Till skillnad från transaktionsdata (som beskriver enskilda händelser, t.ex. en order eller en faktura), är masterdata relativt statisk och ändras inte så ofta.

Exempel på masterdata

Här är några vanliga exempel på masterdata:

  • Kunddata: Namn, adress, kontaktuppgifter, organisationsnummer, kundnummer, kreditvärdighet, etc.
  • Leverantörsdata: Namn, adress, kontaktuppgifter, organisationsnummer, bankuppgifter, leveransvillkor, etc.
  • Produktdata: Artikelnummer, benämning, beskrivning, pris, vikt, dimensioner, lagersaldo, etc.
  • Personaldata: Namn, adress, kontaktuppgifter, personnummer, anställningsnummer, lön, befattning, etc.
  • Kontodata: Kontonummer, kontobenämning, kontotyp, momskod, etc. (för ekonomisystem)

Varför är masterdata viktigt?

Korrekt och konsekvent masterdata är *avgörande* för att:

  • Effektivisera processer: När alla system använder samma grunddata slipper man manuell dataöverföring och minskar risken för fel.
  • Förbättra datakvaliteten: Genom att ha en central hantering av masterdata kan man säkerställa att informationen är korrekt, uppdaterad och komplett.
  • Få en helhetsbild: Med enhetlig masterdata kan man få en bättre överblick över hela verksamheten, och fatta mer välgrundade beslut.
  • Underlätta rapportering och analys: Korrekt masterdata är en förutsättning för att kunna ta fram tillförlitliga rapporter och analyser.
  • Möjliggöra integration: När olika system använder samma masterdata blir det lättare att integrera dem med varandra. Se vår artikel om systemintegration.
  • Uppfylla lagkrav: Vissa lagar och regler, t.ex. GDPR, ställer krav på hur företag hanterar personuppgifter. Korrekt hantering av masterdata är en viktig del av detta.

Master Data Management (MDM)

Master Data Management (MDM) är ett område som handlar om att skapa och upprätthålla en *enda, korrekt* version av företagets masterdata. Det handlar om att definiera processer, policyer, standarder och teknik för att säkerställa att masterdata är:

  • Korrekt: Data ska vara korrekt och återspegla verkligheten.
  • Komplett: Alla nödvändiga attribut ska finnas med.
  • Konsekvent: Samma data ska ha samma betydelse och format i alla system.
  • Unik: Det ska inte finnas dubbletter av samma data.
  • Tillgänglig: Data ska vara lättillgänglig för de personer och system som behöver den.
  • Säker: Data ska skyddas mot obehörig åtkomst och manipulation.

Utmaningar med masterdata

  • Datasilos: Information lagras ofta i olika system och avdelningar, vilket kan leda till inkonsekvens och dubbelarbete.
  • Bristande ägarskap: Det är inte alltid tydligt vem som ansvarar för att masterdata är korrekt och uppdaterad.
  • Manuell hantering: Om masterdata hanteras manuellt (t.ex. i kalkylblad) är risken för fel stor.
  • Förändringshantering: Det kan vara svårt att hålla masterdata uppdaterad när företaget växer, omorganiseras eller förvärvar andra företag.

Att tänka på vid hantering av masterdata

  • Definiera en MDM-strategi: Bestäm vem som ska ansvara för masterdata, vilka processer som ska gälla, och vilka verktyg som ska användas.
  • Utses dataägare: Utse personer som ansvarar för kvaliteten på specifika typer av masterdata (t.ex. en kunddataansvarig, en produktdataansvarig).
  • Skapa en central databas: Överväg att införa en central databas för masterdata (ett MDM-system), eller att utse *ett* av era befintliga system (t.ex. ert ERP-system) till ”master” för vissa typer av data.
  • Automatisera: Använd automatiserade processer för att rensa, validera och synkronisera masterdata.
  • Utbilda personalen: Se till att alla som hanterar masterdata förstår vikten av datakvalitet och följer de fastställda processerna.
  • Mät och följ upp: Mät kvaliteten på masterdata regelbundet, och följ upp eventuella avvikelser.

Vanliga frågor och svar (FAQ)

Vad är skillnaden mellan masterdata och transaktionsdata?

Masterdata är den grundläggande informationen om företagets ”objekt” (kunder, produkter, etc.). Transaktionsdata är information om enskilda *händelser* (order, fakturor, betalningar, etc.). Transaktionsdata *använder* masterdata – till exempel innehåller en order information om *vilken* kund som har beställt *vilka* produkter.

Är masterdata samma sak som grunddata?

Ja, masterdata och grunddata är synonymer. Båda termerna syftar på samma typ av information.

Vad är ett MDM-system?

Ett MDM-system (Master Data Management-system) är en programvara som är speciellt utformad för att hantera masterdata. Det kan hjälpa till att centralisera, rensa, konsolidera och synkronisera masterdata över olika system. Det finns många olika MDM-system på marknaden, från enkla verktyg till stora, komplexa plattformar.

Hur hänger GDPR och masterdata ihop?

Eftersom masterdata ofta innehåller personuppgifter (t.ex. namn, adresser, kontaktuppgifter till kunder och anställda), är det viktigt att hantera masterdata i enlighet med GDPR (dataskyddsförordningen). Det handlar bland annat om att ha en tydlig rättslig grund för behandlingen av personuppgifterna, att informera de registrerade om hur deras uppgifter används, att säkerställa att uppgifterna är korrekta och uppdaterade, och att skydda dem mot obehörig åtkomst. Ett bra MDM-system kan underlätta efterlevnaden av GDPR.

KONTAKTA OSS FÖR DEMO

Vill du veta mer om masterdata och hur du kan förbättra hanteringen av din grunddata? Kontakta oss på Genesis, eller läs vidare i vårt ordförråd!