Vad är systemstöd?
Systemstöd handlar om all den hjälp och support som användare av IT-system behöver för att kunna använda systemen effektivt och problemfritt. Det kan omfatta allt från grundläggande användarutbildning och teknisk support till mer avancerad rådgivning och anpassning av systemen. Systemstödet är en viktig del av att säkerställa att företagets investeringar i IT-system, som exempelvis affärssystem, CRM och ERP, ger maximal nytta.
Olika former av systemstöd
Systemstöd kan ta sig många olika uttryck, beroende på användarnas behov och systemets komplexitet. Här är några vanliga exempel:
- Användarutbildning: Utbildning i hur man använder systemet, antingen i form av kurser, workshops, online-material eller individuell handledning.
- Dokumentation: Användarmanualer, instruktioner, guider och FAQ (vanliga frågor och svar) som hjälper användarna att förstå och använda systemet.
- Teknisk support: Hjälp med tekniska problem, t.ex. installation, konfiguration, felavhjälpning och uppdateringar. Detta kan ges via telefon, e-post, chatt eller fjärrstyrning.
- Användarsupport: Hjälp med frågor om hur man använder systemet i det dagliga arbetet, t.ex. “Hur skapar jag en ny kundorder?” eller “Hur tar jag fram en rapport över försäljningen per säljare?”.
- Förvaltningsstöd: Löpande underhåll och vidareutveckling av systemet, t.ex. anpassning till nya behov, integration med andra system, och uppgradering till nya versioner.
- Rådgivning: Expertråd om hur man kan använda systemet på bästa sätt för att effektivisera verksamheten och uppnå sina mål.
Varför är systemstöd viktigt?
System är till för att underlätta och effektivisera, bra systemstöd ser till att det blir så, och att det fortsätter vara så över tid.
- Ökad användning: Ett system som ingen använder är värdelöst. Bra systemstöd säkerställer att användarna förstår systemet och kan använda det effektivt.
- Färre fel: Utbildade och kunniga användare gör färre fel, vilket sparar tid och minskar risken för problem.
- Högre effektivitet: När användarna kan utnyttja systemets fulla potential kan de arbeta snabbare och smartare.
- Bättre utnyttjande av investeringen: Ett välanvänt system ger bättre avkastning på investeringen.
- Nöjdare användare: Användare som får den hjälp de behöver är mer nöjda och motiverade.
- Anpassning till förändring: Verksamheter förändras över tid, och systemstödet kan hjälpa till att anpassa systemen till nya behov och förutsättningar.
Vem ansvarar för systemstödet?
Ansvaret för systemstödet kan ligga på olika aktörer:
- Intern IT-avdelning: I större företag är det vanligt att ha en intern IT-avdelning som ansvarar för systemstödet för de system som företaget använder.
- Systemleverantören: Leverantören av systemet erbjuder ofta någon form av support, antingen som en del av avtalet eller som en tilläggstjänst.
- Externa konsulter: Det finns många konsultföretag, som Genesis, som specialiserar sig på systemstöd för olika typer av system. De kan erbjuda allt från grundläggande support till mer avancerad rådgivning och anpassning.
- Superanvändare: I vissa företag utses “superanvändare” – personer som har extra goda kunskaper om ett visst system och som kan hjälpa sina kollegor.
Att tänka på vid val av systemstöd
- Omfattning: Vilken typ av stöd behöver du? Behöver du bara grundläggande teknisk support, eller även utbildning, rådgivning och hjälp med anpassning av systemet?
- Tillgänglighet: Hur snabbt behöver du få hjälp? Behöver du support dygnet runt, eller räcker det med kontorstid?
- Kompetens: Har leverantören av systemstödet tillräcklig kompetens om just det system som du använder?
- Kostnad: Vad kostar systemstödet? Finns det olika prisnivåer beroende på vilken typ av stöd du behöver?
- Proaktivitet: Erbjuder leverantören proaktivt stöd, t.ex. genom att informera om nya versioner och funktioner, eller genom att föreslå förbättringar?
Vanliga frågor och svar (FAQ)
Vad är skillnaden mellan systemstöd och användarstöd?
Användarstöd är en *del* av systemstödet. Användarstöd fokuserar specifikt på att hjälpa användarna att använda systemet i sitt dagliga arbete, medan systemstöd är ett bredare begrepp som också omfattar teknisk support, förvaltning och vidareutveckling av systemet.
Vad kostar systemstöd?
Kostnaden för systemstöd varierar kraftigt beroende på vilken typ av stöd det gäller, hur mycket stöd du behöver, och vilken leverantör du väljer. Vissa leverantörer erbjuder fasta priser för olika supportpaket, medan andra debiterar per timme. Det är viktigt att jämföra priser och villkor från olika leverantörer, och att tänka på att det billigaste alternativet inte alltid är det bästa.
Hur vet jag om jag behöver mer systemstöd?
Om användarna ofta klagar på att systemet är krångligt att använda, om det uppstår många fel och problem, eller om systemet inte utnyttjas fullt ut, kan det vara ett tecken på att du behöver mer eller bättre systemstöd. En annan indikation kan vara om det tar lång tid att få hjälp när problem uppstår.
Vad menas med “förvaltningsstöd”?
Förvaltningsstöd, ibland kallat applikationsförvaltning, handlar om det långsiktiga arbetet med att underhålla, anpassa och vidareutveckla ett IT-system. Det handlar inte bara om att lösa akuta problem, utan om att se till att systemet fortsätter att uppfylla verksamhetens behov över tid. Exempel på uppgifter inom förvaltningsstöd är att installera uppdateringar, anpassa systemet till nya lagkrav, integrera det med andra system, och att utbilda nya användare.
Vill du veta mer om systemstöd och hur det kan hjälpa ditt företag? Kontakta oss på Genesis, eller läs vidare i vårt ordförråd!