iFenix App – Funktionsöversikt

Plocka ordrar

iFenix-appen förenklar plockningsprocessen genom att visa alla ordrar som är redo för plockning, uppdelade per område och personligt tilldelade till användaren. Systemet guidar användaren genom varje område och visar exakt vilka artiklar som ska plockas samt vilken låda de ska placeras i. Användaren kan enkelt registrera plockade artiklar genom att swipa eller ange antal manuellt.

Efter att plockningen är klar övergår processen till packningsfasen där användaren kan kontrollera och packa alla plockade artiklar. Systemet använder färgkodning för att visa status – vit för ej plockad, gul för delvis plockad och grön för färdig. Detta säkerställer en effektiv och felfri orderhantering från plockning till slutlig packning.

Funktionen integreras sömlöst med desktop-versionen där ordrar tilldelas via multiplock-läget, vilket möjliggör optimal arbetsfördelning mellan olika medarbetare i lagermiljön.

Inleverans

Inleveransfunktionen möjliggör effektiv mottagning av beställningar genom att skanna streckkoder med antingen inkopplad iOS-skanner eller mobiltelefonens kamera. Användaren kan också söka på leverantör eller inköpsnummer för att hitta rätt beställning. Systemet visar tydligt status på varje artikel med färgkodning – grön för fullevererad, gul för dellevererad och vit för ej inlevererad.

Under inleveransprocessen kan användaren registrera antal på varje artikel, byta enheter och även lägga till artiklar som kommit med leveransen men inte finns i den ursprungliga beställningen. Systemet stöder både manuell inmatning och skanning, samt swipe-funktioner för snabb hantering. När artiklar inlevereras kan användaren välja att addera, ersätta eller avbryta registreringen.

För att slutleverera en beställning måste samtliga artikelrader vara fullevererade (grönmarkerade). När detta är klart försvinner beställningen automatiskt från appen och status uppdateras till “Slutlevererat” i iFenix huvudsystem, vilket säkerställer korrekt lagerhantering och spårbarhet.

Inventering

Inventeringsfunktionen i iFenix-appen gör det enkelt att genomföra både områdesbaserad och områdesfri inventering. Användaren kan välja specifika områden eller inventera utan områdestillhörighet, och registrera artiklar genom skanning, manuell sökning på artikelnummer, benämning eller GTIN. Systemet föreslår automatiskt “Antal=1” men användaren kan enkelt justera detta värde samt välja rätt enhet för inventeringen.

Appen hanterar automatiskt områdestilldelning och visar meddelanden när artiklar saknar områdesinformation, vilket användaren kan bekräfta eller korrigera. Artiklar kan enkelt tas bort från inventeringen genom swipe-funktioner, och systemet sparar all information lokalt tills användaren väljer att registrera hela inventeringen.

När inventeringen överförs till iFenix huvudsystem visas resultatet med färgkodning – grönt för korrekt lagersaldo, orange för avvikelser och rött för artiklar där det skett lagerrörelser under inventeringen. Detta ger en tydlig översikt över lagerstatus och eventuella korrigeringar som behöver göras.

Basinventering

Basinventeringsfunktionen används för att etablera företagets grundläggande lager i iFenix genom att skanna eller registrera alla lagervaror. Genom att skanna varje varas streckkod sätts artiklarna automatiskt som lagervaror och förbereds för etikettutskrift. Denna funktion är särskilt värdefull vid systemstart eller när nya leverantörer tillkommer och artiklar behöver registreras effektivt utan manuell inmatning.

Processen är enkel – användaren skannar artiklar med socketskanner eller telefonens kamera, alternativt matar in GTIN-koder manuellt. Om artikeln finns i Finfos databas läggs den automatiskt till i listan, annars kan användaren registrera en benämning manuellt. När alla önskade artiklar är registrerade bekräftar användaren att spara hela basinventeringen.

Efter att basinventeringen är genomförd i appen måste administratören godkänna den i desktop-versionen under Logistik > Lager > Inventering. Systemet kan automatiskt hantera artiklar som endast har en leverantör, medan artiklar med flera leverantörer kräver manuell leverantörsval för att slutföra processen.

Orderhantering

iFenix-appen möjliggör skapande av hämtordrar direkt från mobila enheter, vilket förenklar försäljningsprocessen i butiksmiljö. Användaren kan välja mellan kontantkunder eller registrerade kunder, samt ange registreringsnummer för att underlätta administrativa rutiner vid upphämtning. Systemet stöder även kundreferenser och kundprojekt för bättre orderhantering.

Artikelsökning sker antingen genom manuell sökning på benämning eller artikelnummer, skanning av streckkoder, eller genom att navigera i säljgruppsträdet. Endast lagerlagda artiklar för den aktuella butiken är tillgängliga för hämtordrar. Användaren kan enkelt justera antal, enheter, rabatter och priser för varje artikel, samt lägga till eller ta bort artikelrader efter behov.

När ordern är färdig och sparad hamnar den automatiskt i kassalistan med ursprung “Mobil” och är redo för fakturering. Ordern kan enkelt hittas i desktop-versionen genom registreringsnummer eller ordernummer, vilket skapar en smidig övergång mellan mobil orderläggning och traditionell kassahantering.

Arbetsorderhantering

Arbetsorderfunktionen visar alla arbetsordrar som är personligt tilldelade till användaren och möjliggör fullständig hantering av dessa direkt i appen. Användaren kan se kunduppgifter, hantera artiklar, registrera arbetstid och avsluta ordrar mobilt. Funktionen är uppdelad i fyra huvudsektioner: Kund, Artiklar, Tid och Avsluta, vilket ger en strukturerad approach till arbetsorderhantering.

I artikelsektionen kan användaren lägga till nya artiklar genom skanning eller manuell sökning, justera antal och enheter, samt ta bort befintliga artiklar genom swipe-funktioner. Tidsregistrering sker enkelt genom att starta och stoppa en timer för tjänsteartiklar, vilket möjliggör exakt tidsredovisning även när arbetet avbryts och återupptas senare. Systemet indikerar tydligt när tidsregistrering pågår genom färgkodning.

När arbetsordern är färdig visar avslutsektionen orderns totala netto-, moms- och bruttobelopp innan användaren sparar ordern. Detta ger full kontroll över arbetsorderprocessen från start till slut, med möjlighet att hantera alla aspekter direkt från den mobila enheten.

Sortimentsvisning

Sortimentsfunktionen ger användaren tillgång till hela produktkatalogen strukturerad i en hierarkisk ordning med huvudgrupper, undergrupper och varugrupper. Systemet följer en logisk nummerstruktur där huvudartiklar har 2 siffror, undergrupper 3 siffror, varugrupper 5 siffror och artikelnummer 9 siffror. Användaren kan navigera ner genom strukturen eller söka direkt på artikelnummer, benämning eller GTIN.

Endast artiklar som är markerade som lagervaror för det aktuella fstället visas i appen, vilket säkerställer att användaren bara ser relevanta produkter. För varje artikel visas detaljerad information inklusive artikelnummer, benämning, rekommenderat pris, enhet, beställningsnummer, leverantör, produktbilder och tillhörande dokument som produktinformation och byggvarudeklarationer.

Funktionen stöder artiklar med flera enheter där användaren kan växla mellan olika enheter och se motsvarande priser. Detta ger en komplett produktkatalog i fickan med all nödvändig information för att kunna hjälpa kunder och göra korrekta försäljningsbeslut direkt på golvet.

Etikettkontroll

Etikettkontrollfunktionen ger användaren möjlighet att snabbt kontrollera artikelinformation genom att skanna streckkoder med socketskanner eller telefonens kamera. Efter skanning visas omfattande information om artikeln inklusive artikelnummer, benämning, områdestillhörighet, pris, enhet, lagersaldo, beställt antal, reserverat och disponibelt antal. Detta ger en komplett överblick av artikelns status i realtid.

Funktionen erbjuder tre huvudåtgärder: skapa ny etikett, tilldela område och korrigera lager. Ny etikett-funktionen flaggar artikeln för utskrift i huvudsystemets etikettutskriftsfunktion. Områdestilldelning möjliggör att lägga till områden på artikeln, där användaren kan välja från befintliga områden eller söka efter specifika områden.

Lagerkorrigeringsfunktionen låter användaren justera lagersaldot direkt genom att ange nytt antal, vilket automatiskt sparas som en inventering i systemet. Detta ger snabb åtgärd för lageravvikelser som upptäcks i det dagliga arbetet utan att behöva gå genom en fullständig inventeringsprocess.

Beställningshantering

Beställningsfunktionen möjliggör skapande och hantering av leverantörsbeställningar baserat på företagets anskaff, sortiment och lagerlagda artiklar. Användaren kan skapa nya beställningar, skicka tidigare sparade beställningar och få en översikt över alla pågående beställningar mot leverantörer. Systemet stöder status “Bearbetas” som följer appens beställningsflöde för optimal spårbarhet.

När användaren lägger till den första artikeln i en beställning bestäms automatiskt vilken leverantör beställningen ska göras mot, och alla efterföljande artiklar måste vara från samma leverantör. Artiklar kan läggas till genom skanning eller sökning, och användaren kan justera enheter och antal. Systemet visar tydligt leverantörens artikelnummer och valda enheter för varje position.

Beställningar sparas först i appen med möjlighet att fortsätta redigera tills de skickas till leverantören. När beställningen är klar överförs den till iFenix huvudsystem där den kan skickas till leverantören via vanliga beställningsrutiner. Detta ger flexibilitet att arbeta mobilt samtidigt som integration med befintliga processer bibehålls.

Fribeställning

Fribeställningsfunktionen erbjuder flexibilitet att skapa beställningar med artiklar från olika leverantörer i samma process. Till skillnad från vanliga beställningar som är bundna till en leverantör kan användaren skanna eller lägga till artiklar oberoende av leverantörstillhörighet. Systemet organiserar automatiskt artiklarna per leverantör i listan för tydlig överblick.

Processen är enkel – användaren skapar en ny fribeställning, lägger till artiklar genom skanning eller manuell sökning, och kan sedan välja att antingen spara fribeställningen för senare bearbetning eller direkt skapa separata beställningar per leverantör. Detta ger maximal flexibilitet i beställningsprocessen när artiklar från flera leverantörer behöver beställas samtidigt.

När fribeställningen är klar kan användaren välja att skapa beställningar direkt i appen, vilket automatiskt delar upp artiklarna i separata beställningar per leverantör med status “Att beställa” i huvudsystemet. Alternativt kan fribeställningen sparas för vidare bearbetning i desktop-versionen, vilket ger flexibilitet i arbetsflödet beroende på situation och preferenser.

Enhetshantering och inställningar

iFenix-appen erbjuder omfattande inställningsmöjligheter för att anpassa användarupplevelsen. Användaren kan byta mellan olika företag och fställen (kräver behörighet), konfigurera personliga app-inställningar som löpande inventering, bekräftelse av antal, automatisk områdesregistrering och registreringsskyltfrågor. Enhetstest-funktionen möjliggör test av streckkodsläsare och utskriftsfunktioner för att säkerställa optimal prestanda.

För administratörer finns funktionalitet för att godkänna mobila enheter när användare installerar appen. Nya enheter får automatiskt status “Ny” och måste ändras till “Godkänd” av administratören i systemregistret. Det finns även möjlighet att aktivera automatisk godkännande av enheter för specifika användare, vilket förenklar hanteringen men kräver medvetenhet om månadskostnader per enhet.

Appen stöder inloggning med BankID för säker autentisering, förutsatt att personnummer är registrerat på användaren i systemet. Installation sker via App Store för iOS-enheter och Google Play för Android-enheter, med tydliga instruktioner för både plattformar för att säkerställa korrekt installation och konfiguration.