När kalkylblad i Excel inte längre räcker som affärssystem
Många småföretag börjar sin resa med Excel-filer och manuella kalkylblad för att hantera ekonomi, lager, kunddata och orderflöden. Det är enkelt, billigt och bekant. Men när verksamheten växer uppstår snabbt begränsningar – och då är det dags att överväga ett riktigt affärssystem.
I den här artikeln går vi igenom varför Excel inte är tillräckligt som affärssystem, vilka risker det innebär, och hur ett modernt ERP-system som iFenix kan ta din verksamhet till nästa nivå.
Begränsningar med Excel som affärssystem
1. Risk för fel
Manuella inmatningar, formler som lätt blir fel, och brist på validering gör att Excel är känsligt för misstag. Ett fel i ett kalkylblad kan få stora konsekvenser – särskilt när det gäller ekonomi eller lager.
2. Ingen realtidsöverblick
Excel är statiskt. Det ger ingen realtidsdata, vilket gör det svårt att fatta snabba och informerade beslut. Du måste ofta sammanställa information manuellt från olika filer.
3. Ingen spårbarhet eller revisionssäkerhet
Enligt bokföringslagen krävs spårbarhet och säker loggning av ändringar – något som Excel inte erbjuder. Det kan bli ett problem vid revision eller myndighetskontroll.
4. Svårt att samarbeta
När flera personer arbetar i samma kalkylblad uppstår versionshanteringsproblem, risk för att data skrivs över, och svårigheter att hålla informationen uppdaterad.
5. Ingen integration
Excel kan inte kopplas till andra system som e-handel, kassasystem eller CRM – vilket gör att du måste hantera allt manuellt och i separata silos.
Vanliga tecken på att Excel inte längre räcker
- Du har flera olika kalkylblad för ekonomi, lager och order
- Du upplever att det är svårt att få en helhetsbild
- Du har vuxit i antal kunder, produkter eller medarbetare
- Du behöver mer kontroll, automatisering och säkerhet
- Du vill kunna arbeta mobilt eller i molnet
Fördelar med att ersätta Excel med ett affärssystem
Ett modernt affärssystem som Genesis iFenix eliminerar dessa problem genom att samla all data i en central databas, automatisera processer och ge dig realtidsöverblick över hela verksamheten.
Med iFenix får du:
- Automatiserad bokföring, lagerhantering och orderflöden
- Realtidsdata och rapporter för bättre beslutsfattande
- Spårbarhet och säkerhet enligt bokföringslagen
- Funktioner för e-handel, kassasystem och mer
- Skalbarhet för framtida tillväxt
Från kalkylblad till affärssystem – ett naturligt steg
Att gå från Excel till ett affärssystem är ett naturligt steg när verksamheten växer. Det handlar inte om att Excel är dåligt – utan om att det är begränsat. Ett affärssystem ger dig kontroll, effektivitet och trygghet.
Genesis iFenix är utvecklat för små och medelstora företag som vill ta steget från manuella kalkylblad till en professionell lösning som stödjer hela affären.