5 vanliga misstag vid införande av affärssystem – och hur du undviker dem
En av de vanligaste frågorna inför ett systembyte är: Vad kostar ett affärssystem? Svaret är inte enkelt – eftersom priset beror på flera faktorer som systemets omfattning, antal användare, typ av installation och graden av anpassning. I den här artikeln går vi igenom vad som påverkar affärssystemets kostnad, och hur du kan räkna på värdet av investeringen.
Vad ingår i kostnaden för ett affärssystem?
När man pratar om affärssystem pris är det viktigt att förstå att det inte bara handlar om licenskostnaden. Här är de vanligaste kostnadskomponenterna:
1. Licens eller abonnemang
- Molnbaserade affärssystem (SaaS) har oftast en månads- eller årsavgift per användare.
- Lokalt installerade system har ofta en engångslicens, men kräver också investering i hårdvara och drift.
2. Antal användare
Ju fler användare, desto högre kostnad – vanligtvis har ERP-leverantörer en kostnad per användare, utöver licensavgiften.
3. Moduler och funktioner
Affärssystem är ofta modulbaserade. Du betalar för de funktioner du behöver, t.ex. ekonomi, lager, projekt, CRM, e-handel, produktion etc. Vissa leverantörer väljer däremot att inkludera majoriteten av funktionerna för att öka kundnyttan.
4. Anpassningar
Om systemet behöver skräddarsys för att passa dina processer kan det tillkomma utvecklingskostnader.
5. Integrationer
Att koppla ERP till e-handel, kassasystem eller CRM kan innebära extra kostnader – beroende på om färdiga kopplingar finns eller om det krävs specialutveckling. Vissa systemleverantörer har däremot dessa funktioner nativt i systemet, säkerställ därför vilka funktioner som redan finns på plats och alternativt vilka som behöver tillkomma för att möta upp till din verksamhets krav.
6. Implementation och utbildning
Projektledning, datamigrering, tester och utbildning är viktiga delar av införandet – och bör räknas in i totalbudgeten.
7. Support och vidareutveckling
Löpande support, uppdateringar och eventuella förbättringar är en del av den långsiktiga kostnaden.
| Typ av system | Fördelar kostnadsmässigt | Nackdelar kostnadsmässigt |
|---|
| Molnbaserat (SaaS) | Lägre startkostnad, inga servrar | Löpande abonnemangskostnad |
| Lokalt installerat | Engångslicens, full kontroll | Hög initial investering, driftkostnader |
Dolda och indirekta kostnader
Utöver direkta kostnader finns det indirekta aspekter att ta hänsyn till:
- Tid för implementation – påverkar produktiviteten under övergången
- Intern arbetsinsats – projektteam, testning, utbildning
- Förlorad funktionalitet – om systemet inte stödjer alla behov
- Risk för låg användning – om systemet är svårt att använda
Hur kan man räkna på ROI?
Att investera i ett affärssystem handlar inte bara om kostnad – utan om värde. Här är några sätt att räkna på Return on Investment (ROI):
- Tidsbesparing – automatiserade processer minskar administration
- Effektivisering – bättre beslutsunderlag och processflöden
- Minskade fel – färre manuella misstag sparar pengar
- Snabbare orderhantering – ökad kundnöjdhet och försäljning
- Bättre lagerkontroll – minskade lagernivåer och kapitalbindning
Ett modernt affärssystem kan alltså snabbt betala sig – särskilt om det är rätt anpassat till verksamheten.
Genesis iFenix – prisvärt och skalbart
Genesis iFenix är ett molnbaserat affärssystem för små och medelstora företag. Med en flexibel prismodell, öppna integrationer och stöd för flera branscher är iFenix ett kostnadseffektivt val som ger hög ROI.
iFenix erbjuder:
- Skalbar abonnemangsmodell
- Färdiga integrationer till e-handel, kassasystem och CRM
- Snabb implementation och tydlig projektledning
- Support och vidareutveckling ingår
Vill du veta vad ett affärssystem skulle kosta för just din verksamhet? Kontakta oss för en behovsanalys och offert.