Vad är ett TA-system (Transportadministrativt system)?

TA-system står för Transportadministrativt system. Det är en programvara som används för att hantera och administrera företagets transporter och frakter. Ett TA-system hjälper till att automatisera och effektivisera hela processen från bokning av frakt hos olika transportörer till utskrift av fraktdokument och spårning av sändningar. Detta är särskilt viktigt för företag som skickar många paket eller gods, till exempel e-handlare och tillverkande företag.

Varför behöver man ett TA-system?

Ett TA-system kan ge många fördelar:

  • Tidsbesparing: Automatisera manuella processer som att boka frakt, fylla i fraktsedlar och spåra paket.
  • Minskade fraktkostnader: Jämför priser och tjänster från olika transportörer direkt i systemet och välj det mest kostnadseffektiva alternativet.
  • Färre fel: Minska risken för felaktigt ifyllda fraktdokument och felaktiga leveranser.
  • Bättre överblick och kontroll: Få en samlad bild av alla dina sändningar och deras status.
  • Ökad spårbarhet: Enkelt spåra paket och ge kunderna aktuell leveransinformation.
  • Förbättrad kundservice: Snabbare och mer tillförlitliga leveranser, samt möjlighet att proaktivt informera kunder om leveransstatus.
  • Integration med andra system: Ofta kan TA-systemet integreras med företagets affärssystem (ERP), e-handelsplattform eller WMS (Warehouse Management System) för ett sömlöst informationsflöde.

Kärnfunktioner i ett TA-system

Funktionaliteten varierar mellan olika TA-system, men vanliga funktioner inkluderar:

Transportörsavtal: Hantering av företagets avtal med olika transportörer (t.ex. PostNord, DHL, Schenker, UPS, FedEx).

Fraktbokning: Möjlighet att boka frakt direkt i systemet hos de transportörer man har avtal med. Systemet kan ofta föreslå bästa transportör och tjänst baserat på vikt, mått, destination och pris.

Utskrift av fraktdokument: Automatisk generering och utskrift av fraktsedlar, adressetiketter och eventuella tulldokument enligt transportörernas specifikationer.

Sändningsspårning (Track & Trace): Möjlighet att spåra sändningar i realtid och se aktuell status.

Prisberäkning: Beräkna fraktkostnader baserat på avtal och sändningsinformation.

Rapportering och statistik: Analyser av fraktkostnader, leveransprecision, transportörsprestanda etc.

Integrationer: Möjlighet att integrera med andra system via API:er eller filöverföring för att automatiskt hämta orderinformation och skicka tillbaka spårningsinformation.

Aviseringar: Möjlighet att skicka leveransaviseringar till kunder via e-post eller SMS.

Olika typer av TA-system

TA-system kan vara:

  • Fristående system: En specialiserad programvara som enbart fokuserar på transportadministration.
  • Modul i ett större system: Vissa ERP-system eller WMS har inbyggda TA-funktioner.
  • Molnbaserade (SaaS): Allt vanligare, där systemet nås via internet och leverantören sköter drift och underhåll.
  • Lokalt installerade (On-premise): Programvaran installeras på företagets egna servrar.

Att tänka på vid val av TA-system

  • Dina fraktbehov: Hur många sändningar har du? Vilka transportörer använder du? Skickar du nationellt eller internationellt?
  • Integrationer: Är det viktigt att systemet kan integreras med dina befintliga system?
  • Transportörsstöd: Har systemet stöd för de transportörer du använder eller vill använda?
  • Användarvänlighet: Är systemet lätt att lära sig och använda?
  • Skalbarhet: Kan systemet växa med din verksamhet?
  • Kostnad: Vad är den initiala kostnaden och de löpande avgifterna? Ingår support?
  • Support: Vilken typ av support erbjuder leverantören?

Vanliga frågor och svar (FAQ)

Behöver jag ett TA-system om jag bara skickar några få paket i veckan?

Om du bara skickar ett fåtal paket och använder en enda transportör, kanske du klarar dig med transportörens egen webbaserade bokningsportal. Men så snart volymerna ökar, du använder flera transportörer, eller du vill effektivisera processen och få bättre överblick, kan ett TA-system snabbt löna sig.

Vad är EDI i samband med TA-system?

EDI (Electronic Data Interchange) är ett sätt att elektroniskt utbyta affärsdokument mellan företag i ett standardiserat format. I samband med TA-system används EDI ofta för att skicka bokningsinformation och fraktdokument till transportörer, och för att ta emot statusuppdateringar och fakturor från dem. Detta automatiserar informationsflödet och minskar risken för fel.

Kan ett TA-system hjälpa mig att välja billigaste fraktalternativet?

Ja, många TA-system har funktioner för att jämföra priser och tjänster från olika transportörer baserat på dina avtal och sändningens egenskaper (vikt, mått, destination). Systemet kan då automatiskt föreslå det mest kostnadseffektiva alternativet, eller det som bäst uppfyller dina leveranskrav.

Hur fungerar integrationen mellan ett TA-system och ett affärssystem?

Integrationen innebär oftast att orderinformation (t.ex. leveransadress, artiklar, vikt) automatiskt överförs från affärssystemet till TA-systemet när en order ska skickas. När frakten är bokad och sändningen skickad, kan TA-systemet skicka tillbaka spårningsnummer och fraktkostnad till affärssystemet. Detta skapar ett sömlöst flöde och minimerar manuell inmatning.

KONTAKTA OSS

Vill du veta mer om TA-system och hur de kan optimera din logistik? Kontakta oss på Genesis, eller läs vidare i vårt ordförråd!