Vad är en systemkarta?

En systemkarta är en visuell representation av ett företags IT-landskap. Den visar vilka system företaget använder, hur de är kopplade till varandra (integrerade), och vilken information som flödar mellan dem. Man kan likna det vid en karta över företagets digitala infrastruktur. Systemkartan kan omfatta allt från affärssystem (ERP) och CRM-system till specialiserade branschlösningar, webbapplikationer och till och med enklare verktyg som kalkylblad.

Varför behöver man en systemkarta?

En systemkarta är inte bara en snygg illustration – den är ett kraftfullt verktyg för att:

  • Få överblick: Många företag, särskilt de som har vuxit organiskt över tid, har en komplex och svåröverskådlig IT-miljö. En systemkarta ger en tydlig bild av nuläget.
  • Identifiera flaskhalsar: Kartan kan visa var information dubbellagras, var manuella överföringar sker, och var det finns risk för fel och ineffektivitet.
  • Planera förändringar: När man ska införa nya system, byta ut gamla, eller göra andra förändringar i IT-miljön, är systemkartan ett ovärderligt underlag.
  • Underlätta kommunikation: Kartan gör det lättare att kommunicera om IT-frågor, både internt och med externa parter som konsulter och leverantörer.
  • Säkerställa regelefterlevnad: Vissa branscher har krav på dokumentation av IT-system, t.ex. för att uppfylla GDPR eller andra regelverk.
  • Förbättra beslutsfattandet: Med en tydlig bild av IT-landskapet kan företagsledningen fatta mer välgrundade beslut om investeringar och prioriteringar.

Hur skapar man en systemkarta?

Det finns inget ”rätt” sätt att skapa en systemkarta, men här är några vanliga steg:

  1. Inventering: Börja med att lista alla system som företaget använder. Inkludera allt från stora affärssystem till små, specialiserade program.
  2. Informationsinsamling: Ta reda på vad varje system används till, vem som använder det, och vilken information som lagras i det.
  3. Identifiera integrationer: Kartlägg hur systemen är kopplade till varandra. Vilka system utbyter information? Sker det automatiskt (via API:er eller andra integrationer), eller manuellt?
  4. Rita kartan: Använd ett lämpligt verktyg för att rita kartan. Det kan vara allt från ett enkelt ritprogram till specialiserade modelleringsverktyg. Använd tydliga symboler och färger för att visa olika typer av system och kopplingar.
    • Exempel på symboler: Rektanglar för system, pilar för informationsflöden, moln för externa tjänster, etc.
  5. Dokumentera: Komplettera kartan med en skriftlig beskrivning av varje system och koppling.
  6. Validera och uppdatera: Gå igenom kartan med berörda personer i organisationen för att säkerställa att den är korrekt och komplett. Uppdatera kartan regelbundet, eller när det sker förändringar i IT-miljön.

Exempel på information i en systemkarta

En systemkarta kan innehålla en mängd olika information, beroende på syftet och detaljnivån. Här är några exempel:

  • Systemnamn: T.ex. ”Visma Business”, ”Salesforce”, ”Office 365”.
  • Systemtyp: T.ex. ”ERP”, ”CRM”, ”E-post”, ”Webbshop”.
  • Leverantör: T.ex. ”Visma”, ”Salesforce”, ”Microsoft”.
  • Version: T.ex. ”12.0”, ”2023.1”.
  • Användare: Vilka avdelningar eller personer använder systemet?
  • Informationsflöden: Vilken information skickas mellan systemen? T.ex. ”Kundorder från webbshop till affärssystem”, ”Löneunderlag från tidrapporteringssystem till lönesystem”.
  • Integrationstyp: T.ex. ”API”, ”Filöverföring”, ”Manuell inmatning”.
  • Driftmiljö: T.ex. ”On-premise”, ”Molnbaserat”, ”Hybrid”.
  • Ansvarig: Vem ansvarar för systemet (intern IT-avdelning, extern leverantör, etc.)?
  • Kritikalitet: Hur viktigt är systemet för verksamheten? Vad händer om det slutar fungera?

Vanliga frågor och svar (FAQ)

Vem bör skapa systemkartan?

Det är ofta en bra idé att involvera personer från olika delar av organisationen, både IT-kunniga och personer som använder systemen i sitt dagliga arbete. Det kan vara en IT-chef, en systemadministratör, en verksamhetsutvecklare, eller en extern konsult. Det viktigaste är att den som skapar kartan har en god förståelse för både IT och verksamheten.

Hur ofta bör man uppdatera systemkartan?

Systemkartan bör uppdateras så snart det sker förändringar i IT-miljön, till exempel när nya system införs, gamla system byts ut, eller integrationer ändras. Det är också bra att göra en årlig genomgång av kartan för att säkerställa att den fortfarande är aktuell.

Finns det speciella verktyg för att skapa systemkartor?

Ja, det finns en rad olika verktyg som kan användas för att skapa systemkartor. Allt från enkla ritprogram som Microsoft Visio eller PowerPoint, till mer avancerade modelleringsverktyg som ArchiMate eller BPMN. Vissa affärssystem och ERP-system har också inbyggda funktioner för att skapa systemkartor.

Kan man använda en systemkarta vid upphandling av nya system?

Absolut! En systemkarta är ett utmärkt underlag vid upphandling av nya system. Den ger en tydlig bild av nuläget, och hjälper till att identifiera behov och krav på det nya systemet. Den kan också användas för att bedöma hur väl olika system passar in i den befintliga IT-miljön, och för att planera integrationer.

KONTAKTA OSS FÖR DEMO

Vill du veta mer om systemkartor och hur de kan hjälpa ditt företag? Kontakta oss på Genesis, eller läs vidare i vårt ordförråd!