Vad är ett ekonomisystem?
Ett ekonomisystem är en typ av programvara som är speciellt utformad för att hantera ett företags ekonomi. Det kan ses som en grundläggande del av ett större affärssystem, eller som en fristående lösning för mindre företag. Kärnan i ett ekonomisystem är bokföringen, men det hanterar också en rad andra viktiga processer.
Viktiga funktioner i ett ekonomisystem
Ett modernt ekonomisystem erbjuder en rad funktioner som hjälper dig att hålla koll på företagets ekonomi:
Bokföring: Detta är den centrala funktionen. Här registreras alla ekonomiska händelser (transaktioner) i företaget, enligt gällande lagar och regler. Systemet skapar en verifikation för varje transaktion och håller reda på saldon på olika konton.
Fakturering: Ekonomisystemet hjälper dig att skapa och skicka fakturor till kunder (kundfakturor), och att ta emot och registrera fakturor från leverantörer (leverantörsfakturor). Många system kan också hantera elektronisk fakturering (e-faktura).
Reskontra: Kundreskontran håller reda på vilka kunder som har betalat sina fakturor, och vilka fakturor som är förfallna. Leverantörsreskontran visar vilka leverantörsfakturor som är betalda och obetalda.
Betalningar: Ekonomisystemet kan ofta kopplas till företagets bankkonto, så att du kan göra och ta emot betalningar direkt i systemet. Detta sparar tid och minskar risken för fel.
Momsredovisning: Systemet hjälper dig att beräkna och redovisa moms (mervärdesskatt) till Skatteverket.
Budgetering: Många ekonomisystem har funktioner för att skapa och följa upp budgetar. Detta ger dig bättre kontroll över företagets kostnader och intäkter.
Rapportering: Ekonomisystemet kan generera en mängd olika rapporter, som resultaträkning, balansräkning, momsrapport och likviditetsrapport. Dessa rapporter ger dig en överblick över företagets ekonomiska ställning och utveckling.
Anläggningsregister: Om företaget har anläggningstillgångar (t.ex. maskiner, inventarier eller bilar) kan ekonomisystemet hjälpa till att hålla reda på dessa, inklusive avskrivningar.
Fördelar med att använda ett ekonomisystem
- Sparar tid: Genom att automatisera många manuella uppgifter, som bokföring och fakturering, frigör ekonomisystemet tid som kan användas till annat.
- Minskar risken för fel: Manuell hantering av ekonomi ökar risken för fel. Ett ekonomisystem minskar denna risk genom att automatisera beräkningar och kontroller.
- Ger bättre kontroll: Med ett ekonomisystem får du en bättre överblick över företagets ekonomi, vilket gör det lättare att fatta välgrundade beslut.
- Underlättar rapportering: Systemet gör det enkelt att ta fram de rapporter som behövs för att följa upp verksamheten och för att redovisa till myndigheter.
- Skapar trygghet: Med ett bra ekonomisystem kan du vara säker på att företagets ekonomi hanteras korrekt och enligt gällande regler.
Att välja rätt ekonomisystem
Det finns många olika ekonomisystem att välja mellan, från enkla, gratisprogram till avancerade system med massor av funktioner. Några saker att fundera på är:
- Företagets storlek och behov: Ett litet företag med få transaktioner klarar sig ofta med ett enklare system, medan ett större företag kan behöva mer avancerade funktioner.
- Bransch: Vissa ekonomisystem är anpassade för specifika branscher, till exempel bygg, handel eller ideella organisationer.
- Användarvänlighet: Välj ett system som är lätt att använda och förstå.
- Integrationer: Behöver systemet kunna integreras med andra system, till exempel ett CRM-system eller en webbutik?
- Molnbaserat eller lokalt installerat: Ett molnbaserat system kräver ingen egen server och uppdateras automatiskt, medan ett lokalt installerat system ger dig mer kontroll över din data.
- Pris: Jämför priser och villkor från olika leverantörer. Tänk på att det kan tillkomma kostnader för installation, utbildning och support.
Vanliga frågor och svar (FAQ)
Kan jag byta ekonomisystem om jag inte är nöjd?
Ja, det går oftast bra att byta ekonomisystem. Men det är viktigt att planera bytet noggrant, så att all data förs över korrekt och att det inte blir något avbrott i verksamheten. Det kan vara bra att ta hjälp av en konsult vid ett systembyte. Det är också viktigt att du avslutar bokföringen korrekt i ditt gamla system.
Är det säkert att använda ett molnbaserat ekonomisystem?
De flesta leverantörer av molnbaserade ekonomisystem har mycket hög säkerhet, ofta högre än vad många företag kan uppnå med egna servrar. Men det är viktigt att välja en seriös leverantör som har tydliga rutiner för säkerhetskopiering, dataskydd och incidenthantering. Läs igenom leverantörens villkor och säkerhetspolicy noga.
Kan jag sköta bokföringen själv med ett ekonomisystem?
Ja, många ekonomisystem är utformade så att du ska kunna sköta en stor del av bokföringen själv, även om du inte är ekonom. Men det är viktigt att ha grundläggande kunskaper om bokföring och redovisning, och att följa de regler som gäller. Om du är osäker är det alltid bäst att ta hjälp av en redovisningskonsult, åtminstone i början.
Vad menas med integration?
Inom affärssystem och ekonomisystem syftar integration på möjligheten att koppla samman olika system så att de kan utbyta information automatiskt. Detta kan spara mycket tid och minska risken för fel, jämfört med att mata in samma data manuellt i flera olika system.
Vill du veta mer? Läs vidare i vårt ordförråd!