Vad är ett POS-system (Point of Sale)?
POS står för Point of Sale, vilket direktöversatt betyder “försäljningsställe”. Ett POS-system, eller kassasystem på svenska, är den kombination av hårdvara och mjukvara som används för att genomföra och registrera försäljningstransaktioner i en fysisk butik, restaurang eller annan verksamhet där varor eller tjänster säljs direkt till kund. Det är mycket mer än bara en kassaapparat; ett modernt POS-system är ofta navet i den dagliga driften.
Varför behöver man ett POS-system?
Ett effektivt POS-system är avgörande för många företag för att:
- Hantera försäljningstransaktioner: Snabbt och korrekt registrera försäljning, ta emot betalningar och skriva ut kvitton.
- Lagerhantering: Automatiskt uppdatera lagersaldon när varor säljs, vilket minskar risken för att sälja slut på populära artiklar.
- Kundhantering: Samla in kunddata, hantera kundklubbar och lojalitetsprogram.
- Rapportering och analys: Få detaljerade rapporter om försäljning, lager, kunder och personalens prestationer.
- Effektivisera driften: Minska manuellt arbete och risken för fel.
- Uppfylla lagkrav: Säkerställa att försäljningen registreras korrekt enligt Skatteverkets regler (t.ex. krav på certifierade kassaregister i Sverige).
Kärnfunktioner i ett modernt POS-system
Funktionaliteten kan variera, men många moderna POS-system inkluderar:
Transaktionshantering: Skanna streckkoder, manuell inmatning av artiklar, hantera rabatter och kampanjer, dela upp betalningar, hantera returer och byten.
Betalningshantering: Integration med kortterminaler för kortbetalningar, stöd för kontantbetalning, Swish, presentkort och andra betalningsmetoder.
Kvittoskrivning: Utskrift av fysiska kvitton och ofta möjlighet att skicka digitala kvitton via e-post eller SMS.
Lagerhantering: Realtidsuppdatering av lagersaldo, varningar vid låga lagernivåer, och ibland stöd för inköpsordrar.
Kundhantering (CRM-light): Möjlighet att registrera kunder, se köphistorik och hantera lojalitetsprogram. Mer avancerade CRM-funktioner finns ofta i separata system.
Rapportering: Försäljningsrapporter per artikel, kategori, säljare, tidsperiod etc. Lagerrapporter, marginalanalyser.
Användarhantering: Olika behörighetsnivåer för personal.
Hårdvaruintegration: Stöd för streckkodsläsare, kvittoskrivare, kortterminaler, kassalådor och ibland kunddisplayer.
Olika typer av POS-system
POS-system kan vara:
- Traditionella kassaregister: Enklare system som främst fokuserar på transaktionshantering och kvittoutskrift.
- PC-baserade POS-system: Mjukvara som installeras på en vanlig dator, ofta med tillhörande specialhårdvara.
- Molnbaserade POS-system (SaaS): Allt vanligare, där mjukvaran körs i molnet och ofta används via en surfplatta (t.ex. iPad) eller en specialiserad POS-terminal. Dessa system är ofta flexibla och skalbara.
- Mobila POS-system (mPOS): Enklare system som körs på en smartphone eller surfplatta, ofta i kombination med en liten kortläsare. Passar bra för t.ex. marknadsförsäljning eller popup-butiker.
- Branschspecifika POS-system: System som är anpassade för specifika branscher, t.ex. restauranger (med bordsbokning, orderhantering till kök), hotell eller salonger (med tidsbokning).
Att tänka på vid val av POS-system
- Dina behov: Vilken typ av verksamhet har du? Vilka funktioner är viktigast?
- Användarvänlighet: Är systemet lätt att lära sig och använda för personalen?
- Integrationer: Behöver POS-systemet integreras med andra system, t.ex. ditt ekonomisystem, e-handelsplattform, eller lagerhanteringssystem (WMS)?
- Hårdvara: Vilken hårdvara ingår eller behövs? Är den robust och pålitlig?
- Kostnad: Vad är den initiala kostnaden och de löpande avgifterna? Finns det några dolda kostnader?
- Support: Vilken typ av support erbjuder leverantören och vilka är öppettiderna?
- Lagkrav: Uppfyller systemet alla gällande lagkrav för kassaregister i ditt land?
Vanliga frågor och svar (FAQ)
Vad är skillnaden mellan ett POS-system och ett kassaregister?
Ett traditionellt kassaregister är en enklare maskin som främst används för att slå in varor och skriva ut kvitton. Ett POS-system är en mer avancerad lösning som ofta inkluderar mjukvara för lagerhantering, kundhantering, rapportering och integration med andra system. Man kan säga att ett modernt POS-system har ett kassaregister som en av sina komponenter.
Måste jag ha ett certifierat kassaregister?
I Sverige finns det lagkrav på att de flesta företag som säljer varor eller tjänster mot kontant betalning eller kortbetalning ska använda ett certifierat kassaregister. Syftet är att motverka skattefusk. Kontrollera alltid de senaste reglerna hos Skatteverket för att vara säker på vad som gäller för din verksamhet.
Kan ett POS-system kopplas till min webbutik?
Ja, många moderna POS-system och e-handelsplattformar kan integreras med varandra. Detta gör det möjligt att synkronisera lagersaldon mellan den fysiska butiken och webbutiken, hantera ordrar från båda kanalerna på ett enhetligt sätt, och få en samlad bild av kundernas köpbeteende. Detta kallas ofta för “omnikanal” eller “unified commerce”.
Vad är en “allt-i-ett” POS-lösning?
En “allt-i-ett” POS-lösning innebär ofta att leverantören erbjuder en komplett paketlösning med både hårdvara (t.ex. en terminal med inbyggd skärm, kortläsare och kvittoskrivare) och mjukvara. Detta kan vara ett smidigt alternativ, särskilt för mindre företag som vill ha en enkel och driftsäker lösning.
Vill du veta mer om POS-system och hur du kan optimera din försäljning? Kontakta oss på Genesis, eller läs vidare i vårt ordförråd!